성공적인 원격 프로젝트 관리 노하우 | 원격 프로젝트 관리를 저해하는 요소와 해결 가능한 솔루션

 

원격 프로젝트 관리는 좋은 대안처럼 보인다. 그러나 현실성은 얼마나 있을까? 확실한 장점도 있지만 감안해야 할 위험요소도 만만치 않다.

 

원격 프로젝트 관리가 효과가 있을까? 결론부터 말하자면 그렇다. 가능하다. 가상 프로젝트팀을 구성해 원격 프로젝트 관리를 할 때의 이점이 있다. 그 이점은 다음과 같다.

 

- 거리를 좁히는 기술 발전으로 인한 프로젝트 비용 감소

- 프로젝트팀 구성원들의 업무/사생활 균형 개선

- 효율성 증가 및 이동 시간 감소

- 인재를 영입할 수 있는 능력 증가

 

이런 것들이 분명 이점이긴 하지만 원격 프로젝트 관리가 회사에 적절한지 파악하기 위해서는 여러 측면을 면밀히 조사해야 한다. 다음은 프로젝트를 원격에서도 성공적으로 관리하는데 영향을 끼칠 수 있는 측면들이다.

원격 프로젝트 관리를 저해할 수 있는 요소

생산성 저하

헌신적인 프로젝트 관리자와 팀 구성원들은 프로젝트에 전념함에도 불구하고 상황에 따라 집중력을 잃고 업무 지속에 문제를 겪을 수 있다.

 

가능한 솔루션

- 필요한 기술 전문지식을 보유했을 뿐 아니라 비즈니스 관점에서 바라보고 업무에 접근할 수 있는 인물에 주목한다. 이들 ‘사내 기업가’들은 기본적으로 자신의 일에 대한 열정이 있고, 결과 지향적이며 지략이 있고 헌신적이며 독립적이고 혁신적이며 적응력이 뛰어나다.

- 업무 전문성과 개인적 성실성을 높게 상정하라. 이러한 시각은 팀 구성원들의 행동을 유도하기 때문에 반드시 이뤄져야 하는 부분이다.

- 모든 팀 구성원들에게 우수한 운영 역량을 육성하라. 개별 구성원의 장점이 아니더라도 추가적인 교육을 통해 관련된 능력을 향상시킬 수 있다.

- 모든 팀 구성원들의 역할을 정의하고 일정을 수립하며 활동 및 제공물의 상태를 정기적으로 모니터링 하여 아무 것도 새어 나가지 않도록 한다. 이는 특히 거리, 시간, 존재할 수 있는 문화 및 언어 장벽 때문에 가상팀에게 중요한 부분이다.

위치, 거리, 시간대 문제

팀 구성원들 사이의 거리, 업무 시간 변동에 영향을 끼치는 시간대 변화, 통신 서비스 공백, 공간적 제약 등으로 인해 부정적인 병목 현상이 발생할 수 있다.

 

가능한 솔루션

- 프로젝트 진행 중 예상되는 팀 구성원 가용성을 처리하기 위해 명확한 정책과 프로토콜을 수립한다. 가능하면 언제든지 프로젝트를 효과적으로 관리하기 위해 필요한 모든 팀 구성원들이 참석할 수 있는 팀 회의를 위한 합리적인 시간과 일정을 판단한다. 시간대 변화로 인해 주당 여유 시간이 적을 수 있지만 효과적으로 진행상황을 모니터링하고 진행하는데 크게 도움이 될 수 있다.

- 모든 원격지 팀 구성원들이 제시간에 필요한 업무를 완수하기 위해 필요한 기술에 접근하고 핵심 연락책뿐만이 아니라 필요에 따라 프로젝트 관리자와 연락할 수 있도록 한다.

문화 및 법률적 차이

오늘날의 글로벌 비즈니스 세계에서 많은 조직들이 여러 지리적 위치에 걸쳐 프로젝트를 진행하고 있으며, 때로는 프로젝트의 성공을 위해 반드시 고려해야 하는 문화 및 법률적 변화가 발생한다.

 

가능한 솔루션

- 초기에는 현재 또는 미래에 존재할 수 있는 법률 또는 규제 문제를 평가하고 해결하는 것이 중요할 수 있다. 이런 유형의 문제는 쉽게 그리고 불필요하게 프로젝트를 중단시킬 수 있다. 프로젝트를 진행하기에 국내 그리고/또는 국제적인 법률 검토 과정을 진행하고 전문 지식을 확보한다.

- 또한 프로젝트 개시에 앞서 프로젝트 내내 발생할 수 있는 문화 또는 언어 장벽에 대해 연구하고 대비한다. 이 영역이 과소평가되는 경우가 많지만 때로는 오해로 인한 프로젝트 실패 가능성이 발생할 수 있다.

의사소통 장벽

기본적으로 원격 관리 프로젝트에서 가장 영향을 받는 영역 중 하나다. 왜냐하면 팀들이 좀 더 쉽게 얼굴 표정, 몸짓, 어조를 동시에 측정할 수 있는 면대면 회의를 정기적으로 개최하지 않기 때문이다. 그 결과, 효과적이고 시의 적절한 의사소통이 가상 프로젝트팀이 달성하기에 가장 어려울 수 있다.

 

가능한 솔루션

- 프로젝트 관리자가 팀 구성원들과 그리고 그들 내부의 신뢰를 수립하기 위해 특별히 노력해야 한다. 유대감을 느끼고 정기적으로 연락을 취하는 가상팀을 구성하기 위해 노력한다. 이와 관련하여 성공한 다른 가상 프로젝트팀과 대화하는 것이 도움이 될 수 있다. 또한 좀 더 화합하는 팀을 구성하는데 도움이 되는 공통의 기반을 수립하기 위해 팀 구성원들에 관해 자세히 파악한다.

- 사람들이 대화할 때 서로를 볼 수 있다면 더 큰 유대감을 느끼는 경우가 많기 때문에 가능하면 화상회의를 통해 초기 개시 및 주간/2주간 회의를 구성한다.

- 시간과 정보의 민감성, 시간 차이, 메시지의 속성, 듣는 사람 등에 따라 다양한 의사소통 형태를 사용하기 위해 노력한다.

- 개인의 성과뿐 아니라 팀의 성과와 연계되어 있는 팀 기반의 보상을 설정한다.

기술, 데이터 접근, 보안 문제

모든 프로젝트팀 구성원들에게 제공되는 적절한 기술과 도구를 확보하는 것은 프로젝트의 일정과 예산을 유지하는데 필수적이다. 특히, 원격 프로젝트 관리의 경우에 더욱 그렇다. 팀 구성원들이 필요한 데이터에 시의 적절하게 접근할 수 없는 경우 프로젝트가 범위를 벗어나기 쉽다. 또한 프로젝트와 조직은 고객 또는 내부 기업 데이터를 위험에 처하게 할 수 있는 보안 침입에 의해 부정적인 영향을 받을 수 있다. 이 또한 과소평가되고 간과되는 영역이다.

 

가능한 솔루션

- 프로젝트 실행에 앞서 모든 프로젝트팀 구성원들을 위해 적절한 PM/기타 협업 툴, 접근 권한, 승인을 확인하고 제공하며 시험한다.

- 기업의 모든 정보, 자원, 기술, 외부 모바일 기기를 활용하기 위해 명확한 보안 프로토콜을 수립한다.

 

원격 프로젝트 관리가 효과가 있을 수 있다. 하지만 산업, 프로젝트 특성 및 복잡성, 인프라, 의사소통, 기술, 팀 역학 등 가상 프로젝트팀의 성공에 영향을 끼치는 다양한 요소가 존재한다.

 

특히 조직의 목표와 자원을 면밀히 살펴봐야 한다. 성공은 초기 단계에서 모든 문제가 얼마나 충분히 적절하게 해결되는지 그리고 자원, 지식, 툴을 얼마나 잘 활용하여 위험을 피하는 지에 달려있다. 이를 위해 특화된 상황팀 교육을 통해 일정 관리를 개선하며 협업 툴을 효과적으로 활용하고 의사소통, 프로세스, 프로토콜을 개선해야 할 수 있다.

 

반응형

출처

원격 프로젝트 관리가 성공적이려면?