프로젝트 팀 성과 측정을 위한 KPI 설정·활용 가이드

 

프로젝트 관리에 있어 KPI(Key performance indicators)는 필수적인 역할을 한다. 프로젝트 성패를 알려주는 지표로 동작하기도 한다. 하지만 이를 적절히 선택하고 활용하기란 쉽지 않다.

 

KPI(Key Performance Indicator)는 프로젝트를 효과적으로 수행하는 방법의 핵심적인 지표로서 필수적인 역할을 한다. KPI가 없다면 프로젝트와 프로젝트 활동의 성공은 추측할 수 밖에 없으며 목표 성취도를 수량화할 수 없다.

 

KPI의 유형은 업종, 제품, 서비스 등의 CSF(Critical Success Factor), 이해 당사자, 운영 전략 등에 따라 달라지기 마련이다. 그럼에도 불구하고 KPI는 반드시 적절한 형태로 지정된 파라미터 내에서 명확하게 식별, 달성가능, 수량화가 가능해야 한다. 예를 들어, 새 소프트웨어 사업의 CS가 월 구독 서비스에 가입하는 고정 독자를 모으는 웹 기반의 포털을 구축하는 것이라면 관련 KPI는 신규 구독자 수일 수 있다.

 

사용할 KPI를 결정하려면, 우선 주요 성공 요소를 명확하고 정확하게 정의한 후 CSF와 직접적으로 연계된 KPI가 무엇인지 식별해야 한다. 다시 한 번 말하지만 이해 당사자들은 CSF와 KPI를 반드시 명확하게 정의하고 합의해야 하며 전체적인 비즈니스 전력과 목표를 기준으로 중요도에 따라 순위를 매겨야 한다.

 

팀 성과와 강점에 적용되는 프로젝트 관리 KPI의 유형은 다음과 같은 것들이 있다.

 

- 재무: 일반적으로 금전적인 부분을 측정할 때 사용된다.

- 정량 지표: 관련된 지표가 재무는 아니지만 수치적으로 정량화할 수 있는 프로젝트에 사용된다.

- 정성 지표: 정성적 KPI는 관련 지표가 특성상 수치가 아닐 때 사용된다.

- 프로세스: 프로젝트에 도입된 프로세스를 평가하는 KPI는 효율성 평가가 우선순위일 때 사용할 수 있다.

- 팀 성과: 이 유형의 KPI를 이용해 팀의 강점과 실행 능력을 측정할 수 있다.

 

팀 성과를 측정하는 KPI는 특성상 정성적일 가능성이 가장 높다. 하지만 프로세스 또는 정량적 지표도 프로젝트, 제품, 산업의 특성에 따라 팀 평가에 사용할 수 있다. 왜냐하면 팀 및 개인 활동에는 목표를 달성하기 위한 특정 프로세스 또는 정량화 가능한 행동이 포함될 수 있기 때문이다.

 

프로젝트에 적합한 KPI를 식별하는데 도움이 되는 단계는 다음과 같다.

1단계: 팀의 '모습'(to be) 목록을 작성한다

프로젝트 팀의 성과, 강점, 전체적인 시너지를 측정하기 위해 KPI를 결정할 때, 특정 프로젝트 목표 및 전반적인 비즈니스 목표와 관련해 성공을 결정하는 자신의 기대치와 요소에 관해 생각해 본다. 자신이 찾는 것을 가능한 정확하게 그려보면 정확히 측정하는 방법을 판단하는데 도움이 된다. 기본적으로 자신이 원하는 팀의 모습을 결정해야 한다. ‘모습’ 목록을 구성하는데 도움이 되는 단계는 다음과 같다.

 

- 개별 팀 구성원들에게 원하는 구체적인 성격, 자질, 기술을 규정한다.

- 사람들이 협력하고 상호작용하며 의사 소통하는 방식 그리고 그들의 전문성 및 헌신의 측면에서 성공적인 팀의 모습이 어떨지 고려해 본다.

- 구성원들이 현장 인력, 경영진, 벤더, 고객 등 팀 외부의 다른 이해 당사자들과 어떻게 상호작용하고 의사 소통할지 고려한다.

- 프로젝트 결과에 긍정적 또는 부정적 영향을 끼칠 수 있다고 생각하는 개인 및 팀 기준의 요소를 식별한다.

- 팀 구성원들이 프로젝트 목표와 전반적인 비즈니스 목적을 달성하기 위해 서로 그리고 다른 이해 당사자들과 어떻게 협력할지 파악한다.

- KPI를 확정하기에 앞서 경영진, 팀 구성원, 이해 당사자의 의견을 구한다. 모든 당사자들의 동의를 얻는데 큰 도움이 될 수 있다.

 

‘모습’ 목록을 작성하면 팀의 성과와 강점을 가장 효과적이고 정확하게 측정하는 KPI를 정의하는데 큰 도움이 될 것이다. 한편 앞서 언급했듯이 KPI는 반드시 명확하게 식별해야 할 뿐 아니라 적절한 형태로 지정된 파라미터 안에서 달성 가능한 것이어야 하며 수량화 가능해야 한다.

2단계: 중요한 선택 기준에 주목하라

팀 및 구성원에 대한 요건을 좀더 확고히 하고 구체화하려면 프로젝트 관리 지식 분야를 고려한다. 범위, 시간, 비용, 품질, 인적 자원, 의사소통, 위험, 조달, 이해당사자 관리 등이다. 그리고 나서 팀이 그 각각을 어떻게 관리하거나 대처할지 규정한다. 그러면 프로젝트에 대한 전체론적인 관점을 가질 수 있으며 KPI를 결정하는 기준을 선택하기 전에 주요 요소를 고려할 수 있게 된다.

 

이를 위해 팀 기반 KPI는 최소한 다음 중 일부를 아우를 수 있도록 해야 한다.

 

- 팀 구성원들 사이의 프로젝트 및 과업 의존성 및 분배

- 팀 구성원 독립성 및 상호 의존성 수준

- 리더십 역량

- 해당하는 경우 업무량 변화 시 팀 구성원들의 협력 방식

- 어려운 시기에 팀 구성원들 사이의 갈등 및 지원 해결 방식

- 관련자 결근(부재)과 해당 결근이 팀 업무량 및 일정에 미치는 영향

- 필요한 기준과 관련된 실제적인 업무 품질 기준

- 투입값과 결과 측면에서 관찰한 프로젝트 업무에 대한 참여 및 헌신 수준

- 프로젝트 전반의 지원 수준, 태도, 상호작용

- 팀 구성원들이 다양한 방식으로 명확하면서 효과적으로 의사를 소통하는 방식

- 프로젝트 목표를 달성하고 프로젝트 범위를 유지하는 능력

3단계: 어떤 KPI가 정확한 측정 자료로 기능하는지 파악하라

저서 성과 지표(KPI): 모든 관리자가 알아야 할 75가지 지표(Performance Indicators (KPI): The 75 Measures Every Manager Needs to Know)에서 조직 성과 및 비즈니스 부문의 범 세계적인 전문가 버나드 마는 직원의 성과를 측정하는 12가지의 KPI를 개요하고 있다. 그 중 오늘 소개한 7가지는 직원 지향적이면서 팀 성과 측정에 적용될 수 있다.

 

- 지원 만족도 지수

- 직원 참여 수준

- 직원 호응 점수

- 직원 이직률

- 브래드포드 지수(Bradford Factor)로 측정한 결근

- 360도 피드백 점수

- 교육 투자수익률

 

적절한 팀 기반 KPI를 통해 기업은 프로젝트 팀 성과를 측정할 수 있으며, 이를 통해 팀 구성원들이 서로 최적의 상태로 협력하도록 할 수 있다. 결과적으로 기업은 전사적 목표 및 전략과 직접적으로 연계될 수 있는 방식으로 프로젝트 목표를 달성할 수 있다. 다시 강조하자면 모든 KPI는 반드시 적절히 식별하고 접근 가능하며 현실적으로 측정 가능할 뿐 아니라 명확히 전달하고 문서화하여 합의해야 한다.

 

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출처

기고 | 프로젝트 팀 성과 측정을 위한 KPI 설정·활용 가이드