프로젝트 관리자들이 직면하는 가장 큰 도전이 있다. '변경'과 '추가'에 대한 요구가 끊임 없이 제기되는 가운데 프로젝트를 순조롭게 관리해나가는 것이다. 프로젝트 관리자는 처음부터 갑작스런 요청이나 변경에 대처할 전략을 세워 이행해 나가야 한다. 그렇지 않을 경우 일정에 문제가 발생할 수 있기 때문이다.
그렇다면 프로젝트 관리자가 모든 사람들이 동일한 목표와 기대치를 공유하도록 만드는 방법은 뭘까? CIO닷컴은 수십 명의 IT 책임자, 프로젝트 관리자, 프로젝트 관리 전문가들에게 그 방법을 물었다. 다음은 일정에 맞춰 프로젝트를 순조롭게 진행하기 위해 기대치와 목표를 수립, 관리, 조정하는 방법에 관한 방법이다.
일찌감치 참여를 시킨다 (기획 단계 동안)
프로젝트 관리 교육 회사인 코어 퍼포먼스 콘셉트(Core Performance Concepts)의 다이앤 버클리알트와이스 CEO는 "고위 경영진이 세부적인 이행 방법은 고려하지 않고 IT 등 프로젝트에 관한 기대치를 정하는 사례가 많다"라고 지적했다.
버클리알트와이스는 "기획 단계에 고위 경영진과 함께 누구나 동의할 수 있고, 그 성과를 측정할 수 있는 목표를 정하는 시간을 가져야 한다. 이렇게 하면 프로젝트 관리자는 문제가 발생했을 때 목표를 돌아보고, 경영진에 이 문제가 목표 이행에 영향을 미칠 수 있는지 물을 수 있다"라고 말했다.
웹 디자인 및 인터랙티브 마케팅 회사인 네보 에이전시(Nebo Agency)의 애비 맥컬리는 "가능하다면 세일즈 프로세스에 참가해 처음부터 기대하는 목표를 파악해야 한다. 프로젝트 목표를 더 명확히 파악해야 팀이 더 성공적으로 목표를 달성하도록 만들 수 있다"라고 강조했다.
IT 전원을 참여시킨다
나무 트래블 그룹(Namu Travel Group)의 리차드 벡슨COO는 "나는 IT 비중이 큰 프로젝트를 추진할 때마다 CIO에서 신입 프로그래머까지 IT 부서의 전원을 참여시켜 일정과 기대치를 이해하도록 만든다. 이렇게 하면 코드 개발이나 서버 신설을 담당한 사람들에게 프로젝트를 설명하고, 이들이 프로젝트에 몰입을 하도록 할 수 있다"라고 말했다.
목표를 바탕으로 프로젝트 범위와 우선순위를 정한다
벡슨은 "프로젝트의 범위를 명확히 정해야 한다. 사람들은 항상 '범위 추가(Scoper Creep, *승인 없이 특성 및 기능을 추가하는 조치)'를 시도하기 때문이다"라고 말했다.
어플라이드 로보틱스(Applied Robotics)의 빌 가프니는 "프로젝트 관리에서는 범위 관리가 항상 취약점이다. 사소한 변경이라도 누적이 되면 '범위 추가' 문제가 발생한다"라고 말했다.
가프니는 "프로젝트 범위와 전략을 명확히 규정해야 '범위 추가'와 관련된 문제를 방지하거나 최소한 관리를 할 수 있다. 또 잠재적인 위험과 이를 경감할 대책을 마련해야 한다. 기본 계획을 바꿀 경우, 당시 시점의 중요도와 관계 없이 일정과 비용에 미칠 영향을 엄격히 평가해야 한다"라고 말했다.
비용 절감 검색 엔진인 칩멍크(Chippmunk)의 공동 설립자 겸 제품 부문 책임자인 사미라 마흐주브 타피아는 "프로젝트와 계획 일체에 LOE, ROI, 우선순위를 부여해야 한다"고 강조한다. 또 팀 구성원 전원이 이 우선순위를 이해하도록 만들어야 한다고 덧붙였다.
마흐주브 타피아는 "우리 회사는 팀 구성원 전원이 매주 우선순위 리스트를 검토해 목표 달성에 중요한 프로젝트에만 초점을 맞출 수 있도록 만전을 기하고 있다. 이는 개발 팀이 향후 추진할 프로젝트를 예상할 수 있는 방법이다. 또 권한을 부여받아 책임의식을 갖게 된다"라고 설명했다.
현실적이 된다
프로젝트 관리 소프트웨어 개발사인 포사이트 테크놀로지스(4Sight Technologies)의 헤르난 클라크 CEO는 "현실적으로 프로젝트 완료일을 판단해야 한다"라고 말했다.
그는 "프로젝트에 관여하는 모든 사람들이 몰입을 해야 일정과 예산에 맞춰 프로젝트를 추진해 완료할 수 있다. 고객, 경영진, 프로젝트 팀이 '합의'를 바탕으로 프로젝트 목표와 일정을 정하고, 이 과정에 참여해야 한다는 의미다"라고 설명했다.
(경영진을 포함) 모든 사람이 자신의 역할과 책임을 인식한다
맥컬리는 "프로젝트 시작 단계부터 각자의 역할과 과업에 대해 현실적인 목표를 정할 필요가 있다. 또 팀원들이 프로젝트를 성공시키기 위해 어떤 역할을 해야 하는지 비전을 갖도록 만전을 기한다. 여러 요인들의 관계를 이해시키기 위해서다"라고 말했다.
켈리 프로젝트 솔루션스(Kelly Projects Solutions)의 로버트 켈리 매니징 파트너는 "프로젝트 관리자는 팀원과 경영진에게 필요한 역할과 일정을 규정해야 한다. 특히 몇 주 앞서 개인 일정이 정해지는 경영진을 신경 쓸 필요가 있다. 전원이 회의 시기, 목표, 내용을 정확히 이해하고 있어야 한다"라고 설명했다.
라이언즈 컨설팅 그룹(Lyons Consulting Group)의 유진 슬로보데츠키 프로젝트 관리자는 "모든 사람들이 프로젝트 목표, 일정, KPI를 정확히 이해하는 것이 가장 중요하다. 목표 및 기대치 관리도 중요하다. 이를 위해서는 프로젝트 참가자 전원의 합의가 필요하다. 스스로에게 프로젝트의 목표, 현실적인 일정, 성공을 위한 대책이 무엇인지 물어야 한다. 이를 명확히 소통하지 못해 불협화음이 발생하면서 문제가 발생하는 사례가 많다"라고 조언했다.
커뮤니케이션 계획을 세운다
프로젝트 포트폴리오 관리(PPM: Project Portfolio Management) 소프트웨어 개발사인 답티브(Daptiv)의 짐 슐킨 마케팅 부사장은 "제멋대로 가정하면 팀워크와 일정이 엉망이 된다. 커뮤니케이션 계획을 수립해야 프로젝트와 과업을 성공시킬 수 있다. 성공적인 커뮤니케이션 계획에는 업무 범위, 각 업무를 책임진 사람, 각 업무의 일정, 현황에 대한 업데이트, 문제 발생시 통보할 대상 등이 포함된다"라고 말했다.
잠재적인 문제점을 파악한다
볼더 엔지니어링 스튜디오(Boulder Engineering Studio)의 댄 보덴스테인 COO는 "프로젝트 기획, 더 나아가 준비 과정에서도 많은 변수가 발생한다. 사전에 이런 불확실한 변수를 예상해야 한다. 프로젝트 초기부터 이행 단계에 이르기까지 변수를 파악하려 노력하면 고객과의 관계, 빠른 대처, 프로젝트 일정 준수에 도움이 된다"라고 설명했다.
팀원들에게 일정을 환기시킨다
이노베이티브 패실리티 솔루션스(Innovative Facility Solutions)의 세일즈 마케팅 부문 고객 담당 책임자인 알렉시스 차노브스키는 "팀원들이 일정에 맞춰 순조롭게 프로젝트를 추진하도록 만들기 위해서는 단계별 목표와 일정을 알려줘야 한다. 이렇게 하면 모든 사람들이 일정에 맞춰 자신이 해야 할 역할을 수행할 수 있다"라고 강조했다.
에스컬레이션 전략을 수립한다
IPS 러닝(IPS Learning)의 조셉 차네키 제품 및 세일즈 지원 부사장은 "계획은 틀어지기 마련이다. 목표를 점검하기 위해서는 경영진과 함께 '에스컬레이션'이 필요한 부분과 필요없는 부분에 관해 명확한 방향을 정해야 한다. 그리고 '에스컬레이션'이 필요한 문제와 시기, 방법에 관해 팀원들과 논의하고, 이들에게 책임과 권한을 부여해 각자 감당할 수 있는 문제를 해결하도록 만들어야 한다"라고 말했다.
정기적으로 현황을 검토할 회의를 개최한다 (모든 사람이 참석하도록 통보한다)
디지털 기반의 고객 유치, 유지 서비스를 제공하는 채널넷(ChannelNet)의 폴라 톰킨스 CEO는 "우리 회사는 격주에 한 번 고객과 전화나 대면 회의를 갖는다. 그러나 생산적인 회의가 되기 위해서는 개방적이어야 하고, 정직해야 하고, 모든 사람이 참여를 해야 한다. 29년간의 경험에 비춰보면 모든 사람이 직접 소통을 하는 것이 프로젝트를 성공시키는 데 가장 효과적이다"고 말했다.
벡슨은 "우리는 매일 약식 회의를 갖는다. 각자 추진하고 있는 과업의 현황을 파악할 수 있도록 하기 위해서다. 이렇게 하면 문제점을 알려 해결하고, 협력을 하는 데 도움이 된다"라고 말했다.
나쁜 소식을 감추지 않는다 (그리고 목표를 조정한다)
브라우저 기반 오디오 및 비디오 웹캐스팅 개발사인 토크포인트(TalkPoint)의 마이크 바이탈 CTO는 "프로젝트 일정에 영향을 줄 문제가 발생하면, 모든 사람에게 이를 즉시 알려야 한다. 문제를 숨기는 것은 도움이 되지 않는다. 항상 명확하면서도 간결하게 문제를 알려야 한다"라고 말했다.
클라크는 "어떤 프로젝트이든 장벽에 부딪히기 마련이다. 이때 문제를 즉시, 그리고 솔직하게 공개하는 것이 중요하다. 고객과 경영진은 신속하게 문제점을 알기 희망한다"고 강조했다. 또 나쁜 소식을 알릴 경우, 이를 다룰 방법들을 제시해야 한다고 그는 덧붙였다.
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