아웃소싱 프로젝트 관리 방법

1. 아웃소싱 업체가 고객사의 비즈니스와 목표를 이해할 수 있도록 정보를 공유하라
끝도 없는 교육 세션과 길고 긴 문서 교환이 아니라 회사의 사업, 고객, 업무 프로세스, 사람들의 중요 요소들을 공유하는 게 필요하다. 이러한 요소들을 더 효과적으로 공유할수록 아웃소싱 업체는 고객사의 비즈니스 목표와 연결해 실질적 가치를 만들어낼 것이다.

2. 모두가 같은 규칙하에서 일하게 하라
항상 단계별 지침을 가진 규정을 만들고, 고객사가 제시한 요건을 지속적으로 적용할 수 있도록 돕는다. 잘 정립된 강력한 워크플로우는 정확성과 전체 효과를 높인다. 이밖에 프로젝트를 간소화하고 관리하는데 도움이 될 수 있는 필수 배경 정보와 자료를 팀에 제공하는 것도 중요하다.

또 외국인이나 전문분야가 다른 사람들과 작업할 때는 서면 요건만으로 충분하지 않을 수 있다는 점을 인식해야 한다. 가능하면 서면 커뮤니케이션에 와이어프레임, 설명과 다이어그램, 기타 시각적 보조자료를 덧붙여 원하는 바를 정확하게 전달해야 한다. 지시 사항이 구체적일수록 원하는 것을 얻을 가능성도 커진다.

3. 모두의 시간대를 생각하고 존중하라, 그리고 이를 잘 활용하라
프로젝트 업무를 담당하는 팀이 각기 다른 시간대에 있을 경우 시차를 알고 양쪽 모두에 적합한 회의시간을 잡는 게 좋다. 팀의 시간을 걱정해주면 팀이 더 열심히 일할 동기와 신뢰 수준을 높여준다.

또 큰 시차를 유용하게 쓸 수도 있다. 예를 들어 프로젝트 아웃소싱 한 부분이 미국 동부보다 9시간 반 빠른 인도에 있다면 고객사는 하루 일과시간이 끝날 때 그들에게 무언가 전송하면 밤 사이 인도 직원들은 작업을 처리해서 바로 다음날 아침 결과물을 받아볼 수 있다.

4. 모두가 동일한 파일에서 일하도록 하라
단일의 권위 있는 파일을 유지함으로써 전세계적으로 분산된 팀들이 같은 사무실에서 일하는 것처럼 만들어야 한다. 이는 팀들이 다른 사람의 작업을 반복하지 않으면서 동시에 같은 파일에서 작업할 수 있게 해준다. 이는 문서의 일관성 문제가 큰 지연을 만들어내고 중요한 추가 비용을 지출하게 만드는 디자인, 소프트웨어 개발, 건축, 엔지니어링에서 특히 중요하다.

5. 적절한 프로젝트 관리 SW를 도입하고 모두가 이를 사용하게 하라
팀이 함께 작업할 수 있게 해주는 협업 소프트웨어 솔루션을 제공하라. 프로젝트 데이터에 대한 즉각적인 접속으로 팀 멤버들은 정보 추적에 더 적은 시간을 쓰고 생산성을 높이는데 더 많은 시간을 쓸 수 있다. 프로젝트 팀 멤버와 이해당사자들 모두 프로젝트에 대한 가시성을 가지게 되어 모두의 공감대를 형성할 수 있다.

6. 정기적으로 정보를 동기화하라
정해진 일정대로 보고받기 전에 미리 동의를 구하라. 정보 동기화는 매일 혹은 일주일 단위로 이뤄질 수 있지만, 특히 다른 시간대의 아웃소싱 팀과 정보를 동기화할 때에는 시간에 신경 써야 한다.
 
효과적인 커뮤니케이션, 특히 신참이나 타지 직원들과의 커뮤니케이션은 프로젝트 효율성, 생산성, 수익성을 높이는 핵심이다. 모든 프로젝트 커뮤니케이션을 한 중심점으로 모으는 것은 책임감을 높이고 모든 팀원들이 실시간으로 소통할 수 있게 해준다.

7. 정기적으로 화상 회의를 열라
서로 얼굴을 보며 하는 커뮤니케이션(설령 온라인 방식이라 해도)은 목표와 이정표에서 팀과 단단한 관계와 공감을 형성하는데 아주 중요하다.

8. 아웃소싱 업체 직원을 존중하라
비디오 컨퍼런스나 다른 어떤 수단으로든 사람의 이름을 기억하고 그들의 동기를 파악하라. 결론은 아웃소싱을 맡은 팀을 당신이 기대하는 만큼 존중하라. 그러면 그들도 기대를 충족할 것이다.


출처

'존중한 만큼 기대에 부응한다' 아웃소싱 프로젝트 관리 팁