프로젝트 관리 '아웃소싱' 검토사항 리스트

 

업계, 기업 규모나 유형에 맞는 만병통치약 같은 유일한 솔루션 같은 건 존재하지 않는다. 각기 다른 프로젝트 관리 방법론들에서 그랬듯, 위험요소와 이점을 꼼꼼히 따져보고 프로젝트 관리 아웃소싱이 기업에 적합한지 그렇지 않은지 검토해보아야 한다.

프로젝트 관리 아웃소싱에 관심을 둘 만한 상황

직원 규모 제약

업체 규모에 따라 프로젝트 관리 사무실(PMO)을 설치하고 지원하기에 충분한 직원 규모를 갖추지 못하고 있을 수 있다. 한 명 이상의 직원을 오직 프로젝트에만 전념하도록 배정시킬 만큼 충분한 규모가 아닌 기업이 사실 더 많다. 프로젝트 관리를 아웃소싱하면 내부 직원 자원을 재배치할 필요가 없어지는 한편, 프로젝트 이후 발생하는 재배치 문제에서도 벗어날 수 있다.

경험 많은 직원 부족

회사 규모와 무관하게 내부 직원들이 프로젝트 시작부터 마무리까지 효과적으로 맡아 진행하는데 필요한 특정 프로젝트 관리 경험이나 교육이 되어있지 않을 수 있다. 사실 프로젝트의 성격에 따라 아주 특별한 전문성을 필요로 하기도 한다.

예를 들어 당신이 주택 건축 도급업자라면 새로운 재고 관리 시스템을 사업체에 이행하도록 의뢰 받은 소프트웨어 개발자들과는 다른 엔지니어링 프로젝트 관리 기술을 필요로 할 것이다. 그런 경우 적절한 기술 프로젝트 관리 전문성을 가진 외부 벤더를 찾아 이 독특한 프로젝트를 돕게 만드는 게 타당하다.

현금 흐름 제약

사실 이 문제는 유형과 규모와 상관없이 모든 사업체들이 항상 겪는 걱정거리일 수 있다. 예산이 쪼그라들고 경쟁이 심화될수록 사업체는 종종 프로젝트에 투입할 자금을 찾는데 어려움을 겪는다. 프로젝트 관리자 같은 특수 직원을 채용하기 위해 추가 재정 자원을 구하는 게 어려워지는데, 특히 그런 자원이 이미 운영 지원으로 책정된 경우 더 그렇다. 그런 경우 프로젝트 관리 서비스를 프로젝트 건당 제공하는 벤더를 찾는 게 적합할 수 있다.

비즈니스 모델 상황

비즈니스 모델이 무엇인지에 따라 프로젝트 관리 기능 외주를 선택할 수도 있다. 만약 프로젝트가 일회성이거나 즉석 형태라면 내부 프로젝트 관리 직원을 채용하는 게 부적합할 수 있다. 비용 경제성 면에서 떨어지고 정직원 채용과 교육 유지의 운영적 부담이 더 커질 수 있다.

 

프로젝트 관리 아웃소싱의 이점으론 어떤 것들이 있을까?

비용 구조를 낮출 수 있다

모든 프로젝트 관리 벤더들은 각기 다르게 작업하고, 그들의 서비스, 경험, 비즈니스 모델, 고정비용, 그리고 대상 시장의 현황에 따라 각기 다른 가격 구조를 제시한다. 특정 벤더가 당신의 사업 옵션에 가격 경쟁력이 있는지 알아보기 위해서 확실한 세부내역과 견적을 얻는 등의 사전 작업이 필요할 수 있다. 그리고 (정규직 프로젝트 관리자 역할의 내부 채용 비용 같은) 장기적 고려 요소들 역시 잊지 말아야 한다.

높은 수준의 경험과 능력

프로젝트 관리는 지식과 기술의 고도로 전문화된 영역이다. 세부사항에 대한 큰 집중력과 전략적 비즈니스에 부합하기 위한 폭넓은 시야를 가져야 한다. 추가적으로 여러 자원을 효과적으로 관리하고 복잡한 스케줄을 잘 조정하고 각기 다른 상황들에 대처하고 틀을 벗어나지 않는 인재에 대한 수요가 높은데, 그런 사람은 찾기도 힘들다.

그런 능력을 가진 인재를 찾을 수 있다면, 그들로 하여금 고품질 프로젝트 관리를 제공해 비즈니스가 성공적으로 프로젝트를 집행하게 하면서도 당신의 내부 직원과 관리 인력은 그들이 가장 잘하는 분야에 집중하도록 하는 효과를 얻을 수 있다. 만약 그런 인재를 내부적으로 찾을 수 없다면 외부 프로젝트 관리 벤더를 외주하는 게 경험이 적은 내부 프로젝트 관리자를 쓰는 것보다 비용 면에서 더 나을 수 있다.

객관성

외부 프로젝트 관리자들은 여러 가지 이유에서 내부 직원들에게는 보기 힘든 수준의 객관성을 가지고 있다. 이런 객관성은 실제 프로젝트 결과물과 모든 비즈니스 요건이 충족되었는지를 확인하는데 있어서 큰 가치를 발휘할 수 있다.

집중 명료성

적절히 관리 집행되었을 때, 경력 있는 외주 프로젝트 관리자에 의해 관리된 프로젝트들은 사업체가 높은 집중력과 낮은 내부 마찰 속에서 명확히 규정된 기대치를 달성할 수 있는 기회를 부여한다. 이는 물론 고위급 관리자들의 적절한 지원이 갖춰질 때 이야기다.

 

프로젝트 관리 아웃소싱의 위험으로는 어떤 것들이 있을까?

관계/ 인정

업체가 프로젝트 관리 기능을 외주하기로 선택했을 때, 때때로 외부 프로젝트 관리자는 기업 내부 직원이나 관리자들과 의식적 혹은 무의식적으로 비협조적이거나 충분히 신뢰받지 못하는 문제에 직면할 수 있다.

 

이는 성공적인 프로젝트 집행을 더욱 힘들게 만들고 어쩌면 프로젝트의 실패로 이어지게 할 수도 있다. 그렇다고 해서 아웃소싱이 제대로 통하지 않는다는 이야기가 아니라 핵심 이해당사자들로부터의 신뢰와 인정을 얻기 위해 추가적인 작업이 필요할 수 있음을 의미한다.

비즈니스 목적과 운영에 대한 인식 결여

기관에 대한 지식이 가끔은 큰 역할을 하기도 하는 게 사실이다. 적절하고 특정적인 프로젝트 관리 전문성이 조직 내에 존재하면, 기존의 비즈니스와 운영 지식으로 인해 프로젝트를 성공적으로 더 손쉽게 집행 관리할 수 있는 가능성이 커진다. 그 결과 (필요한 기술을 가진) 내부 프로젝트 관리자들이 외부 프로젝트 관리자들보다 더 나을 수 있다.

민감한 회사 정보 노출 문제

잠재적인 데이터 유출의 위험은 내부 직원들은 물론 외부 벤더가 민감한 정보에 접속권을 얻었을 때도 존재한다. 그런 위험은 다양한 방법으로 외부 벤더들 사이에서 최소화시킬 수 있다. 당신의 사업체가 정책과 절차를 분명하고 완벽하게 명시하고 그런 보안 문제를 해결하기 위해 커뮤니케이션과 이행 조치를 취하는 게 핵심적이다.

안정성과 신뢰

프로젝트 관리 기능을 외주할 때 외주 벤더나 프로젝트 관리자가 프로젝트의 모든 측면에 전념하는 것이 중요하다. 외주 프로젝트 관리자들은 내부 이해당사자가 아니고 프로젝트의 사업 결과물의 직접적 영향도 받지 않기 때문에, 안정성을 확보하는 것이 핵심적이다. 기대치와 목표를 분명히 명시하고 설정하는 것은 모든 프로젝트의 성공적 완수에 핵심 요소다. 성과와 전문가다운 행동, 윤리적 행동, 시간 약속, 범위와 기타 요소들과 급여의 연동을 계약에 포함시키는 것까지 고려할 수도 있다.

또한 프로젝트 관리 외주를 결정할 때 사내 문화도 생각해야 한다. 당신의 조직이 다른 핵심적 역할이나 기능도 외주하고 있나? 가상 팀에서 근무하는 현장과 현장 외 직원들이 적절한 비율로 구성되어 있나? 당신의 사내 문화를 면밀히 살펴서 직원들이 외부 프로젝트 관리 책임자와 함께 일하는 것을 잘 받아들일 수 있을지 알아봐야 한다.

 

어떤 옵션이 존재하며 어떤 옵션이 유효할까?

외주 프로젝트 관리 전문성을 제공하는 많은 벤더들이 존재한다. 프로젝트 규모, 복잡성, 성격, 기간, 심지어 사업 유형에까지 기반해 당신의 특정 프로젝트에 알맞은 이를 구하는 것은 아주 어려운 일이다. 벤더가 전문성과 자원을 가지고 클라이언트의 필요와 기대치를 이해하는 것은 프로젝트 성공에 핵심적인 요소다.

옵션들을 평가할 때 한가지가 분명해야 한다: 아웃소싱이 모든 프로젝트 결과물이 사업 목표와 전략적 목표와 효과적으로 부합하도록 기업 문화에 걸맞는 결정을 내려야 한다. 또한 오늘날 당신의 독특한 사업에 통하는 것들이 내외의 비즈니스 환경 진화에 따라 차후에 재평가가 필요할 수 있다는 점도 명심해야 한다.

 

 

출처

프로젝트 관리 아웃소싱, 우리 기업에게 맞을까?··· 검토사항 리스트