효과적인 IT 회의를 위한 21가지 노하우

 

계획, 피드백, 칭찬은 IT회의를 최대한 활용하는 가장 좋은 방법 중 하나다. 회의를 통해 많은 목적을 달성하지만, 회의가 항상 효과적인 것은 아니다. 회의를 잘못 진행하면 시간 낭비가 될 수 있다. 직원에게 정보를 제공하고 직원을 독려하고 참여시켜 생산성을 높이고 조직 전체의 목표를 명확하게 해주는 회의가 필요하다.

 

 

1. 원격 친화적인 회의

실제로 사무실에 다 같이 모여서 할 수 없는 회의를 고려하는 것은 중요하다. 이는 특히 원격 근무자와 관련이 있다. 대표적인 방법으로 화상 회의가 있다. 회의에 참여해야 하는 사람들이 화상 회의에 접근해 프레젠테이션 화면을 공유하고 다른 사람에게 전화를 걸거나 화상 통화로 실제로 회의실에 있는 것처럼 느낄 수 있다.

줌과 기업용 스카이프는 기업이 국내외에서 근무하는 동료와 회의를 주최할 때 자주 사용하는 툴이다.

2. 주제 공유

누가 회의를 개최할지 정해지면 다른 참석자와 회의 주제를 공유하는 것이 좋다. 이를 통해 회의 참석자는 준비할 시간을 갖게 되며 회의의 내용을 알 수 있다.

주제를 너무 자세히 알릴 필요는 없다. 논의하려는 내용에 관해 간단하게만 설명해도 효과적일 수 있다. 모든 요점을 추적하고 모든 사항을 확인할 수 있는 회의를 위해 진행자를 지정하거나 회의록을 작성하는 것이 좋다.

의제를 성하면 안심할 수 있을 뿐 아니라 회의가 산으로 가지 않도록 할 수 있다. 분할된 회의는 직원들이 정보를 보다 쉽게 받아들일 수 있게 한다. 회의 결과를 잘 정리한 후 의미 있는 통찰로 변환해 팀 전체에 전달해야 한다.

3. 결과에 집중

산만해지기 쉽더라도 모든 회의에서 결과에 중점을 둬야 한다. 이 회의에서 도출하고 싶은 것이 무엇인지, 다음 회의 전까지 무엇을 할지 단계와 목표를 고려하라. 이렇게 하면 모든 사람이 작업을 올바르게 수행하고 진행 상황을 확인할 수 있다. 회의의 목적이 무엇인지 확실히 하고 결과가 명확하도록 노력하라. 예를 들어 회의가 끝날 때까지 결정을 내려야 한다면 최종 결론이 보류되지 않도록 하라. 그렇게 하면 사람들은 회의가 끝나자마자 조처를 하고 일할 가능성이 커진다.

4. 일정에 충실

회의를 성공적으로 마무리하려면 CIO가 일정을 엄격하게 관리해야 한다.

5. 목표 설정

CIO는 회의를 진행할 분명한 이유를 명심하고 모든 참석자가 회의의 목적을 인지하도록 해야 한다. 대부분 회의에는 다른 사람의 의견이 필요하므로 관리할 수 있는 목표를 정하면 해당 주, 월 또는 연도에 대한 목표뿐 아니라 목표가 무엇인지 팀에 알릴 수 있다.

6. 자신감

IT회의는 명확하고 자신감이 있어야 한다. CIO는 효과적인 업무 회의를 제공하기 위해 강력한 경영 및 리더십 역량을 갖추어야 한다.

7. 후속 조치

직원들의 목소리가 들리게 하려면 회의에서 후속 조처를 하는 것이 중요하다. 회의의 주요 메시지를 반복하면 직원들이 작업의 우선순위를 정하고 궁극적으로 목표를 달성하는 팀에 기여할 수 있다.

8. 회의 참석자

CIO는 회의에 초대할 사람을 고려해야 한다. 참석자는 비즈니스의 도전과 기회를 논의하기 좋은 정보원이 될 수 있다. 회의가 프로젝트와 관련이 있는 경우 업데이트 또는 변경은 관련 직원에게만 영향을 미친다. 이를 통해 개인은 자신의 역할에 가치를 느끼고 회의를 시간 낭비로 여기지 않을 수 있다.
 

9. 모든 사람의 참여 유지

회의를 진행하는 CIO의 가장 큰 과제 중 하나는 팀 구성원이 오랜 시간 동안 참여하도록 하는 것이다.

종종 토론에서 주제를 벗어나 일정을 다시 잡아야 할 수 있다. 어떤 팀은 질문을 하면 비로소 대화가 이루어지고 유용한 토론이 촉발될 수 있다. 이 방법이 모든 회의에서 통하는 것은 아니지만 침묵을 깨는 데는 도움이 될 수 있다!

10. 토론 장려

직원들과 의사소통하는 가장 효과적인 방법 중 하나는 대면 회의이며 직장 동료 및 선임 리더와 공개 토론을 제공하는 것이다. 팀 토론은 새로운 아이디어를 끌어내고 직원들에게 지식이나 제기하고자 하는 문제를 시연할 수 있는 열린 포럼을 제공할 것이다.

 

11. 모든 회의를 중요하게

IT회의에는 정해진 목적이 있어야 한다. 일대일 회의는 문제를 빠르게 해결하려는 경우 즉각적인 피드백을 받는 좋은 방법이다. 슬랙 및 구글 행아웃과 같은 이메일 및 공동 작업 도구는 회의를 주선할 필요 없이 그룹 프로젝트에서 의사소통하는 데 유용하다. 이를 통해 팀 협업을 강화하고 아이디어를 장려하며 프로젝트를 제시간에 충족할 수 있다.

12. 통제

때때로 팀 구성원이 IT회의를 기각할 수 있다. 팀 구성원이 대화를 지배하거나 작업을 위임하는 경우 종종 회의가 진행되지 않을 수 있다. CIO는 팀과 협력하고 참석자의 의제를 보내거나 명확한 목표를 설정해 회의를 통제해야 한다.

13. 매력적인 방식으로 데이터 제시

인포그래픽 및 애니메이션 사용은 성공적인 IT회의를 향상시키는 재미있고 창의적인 방법이다. 팀원의 관심을 사로잡아 분위기를 밝게 하고 많은 양의 정보를 분류하게 해준다. 그래픽과 애니메이션은 회의 프레젠테이션 전반에 걸쳐 주요 메시지를 홍보하는 좋은 방법이다.

14. 모든 참석자의 의견 확인

성공적인 IT회의를 위해서는 커뮤니케이션이 필수적이다. CIO는 아이디어를 장려하고 팀원에게 피드백을 제공하여 모든 사람의 의견을 들을 수 있도록 해야 한다. 이를 통해 더 나은 비즈니스 관계를 구축하는 동시에 긍정적인 업무 환경을 조성할 수 있다.

15. 회의 참석자 파악

IT회의는 비즈니스 목표를 공유하고 이 목표를 위해 노력하는 훌륭한 팀 구축 활동이다. 회의 참석자를 파악하면 필연적으로 직장 동료와 더 나은 관계를 맺게 될 것이다. 또한 아이디어를 팀원에게 '전달'하고 설득해 성공적인 IT회의를 좀더 효과적으로 수행할 수 있게 된다.

16. 짧고 정확하게 유지

회의를 진행하는 것보다 더 나쁜 것은 없다. 직원의 지루함을 줄이는 한 가지 쉬운 방법은 설정된 타이머를 사용하여 각 미팅 포인트 또는 섹션에 대해 해당 시간을 고수하는 것이다.

회의 종료 시 핵심 요점을 정리하면 직원들이 마치 자신이 설정한 것을 달성하고 다음에 무엇을 해야 하는지 알게 된 것처럼 느끼게 할 수 있다.

17. 멀티미디어 사용

연례 회의는 데이터가 많을 수 있으므로 동영상, 이미지, 슬라이드쇼를 사용하면 회의가 활기차게 된다. 다양한 회의 방식과 미디어 형식을 실험하면 직원들의 관심을 끌 뿐만 아니라 사람들이 더 많이 정보를 공유하고 의견을 말할 수 있는 간단한 방법이 될 수 있다.

18. 기록

모든 구성원은 IT회의에 참석할 때 기록해야 한다.

회의의 목표, 목적, 논의할 주제 등을 정리해 두면 회의에 관한 기록된 계정을 갖는 데 유용하다. 이는 IT 위기를 피하고자 조기에 우려 사항을 처리함으로써 향후 프로젝트에 유용할 수 있다.

19. 너무 사무적으로 진행하지 말 것

IT회의가 너무 사무적일 필요는 없다. 답답하고 사무적인 회의는 효과가 없다. 멀티미디어를 사용하면 팀 구성원이 IT회의에 집중하고 이 회의를 덜 겁낼 수도 있다. 좀 더 느긋한 접근 방식을 취하면 직원들은 파워포인트 프레젠테이션을 조용히 앉아 지루하지 않고 토론과 의견을 제시해야 한다.

20. 칭찬

CIO는 긍정적인 태도로 IT회의를 시작하고 끝내야 한다. 특정 목표 달성이나 문제 해결에 대해 특정 팀 구성원을 칭찬하는 것은 종종 자신의 역할을 인정받고 다른 사람이 자신의 생산성에 동기를 부여할 수 있음을 나타낸다.

21. 변화 주입

회의를 꼭 회의실에서 열 필요는 없다. 대부분 회사는 가상회의 점심 회의를 열어 팀원과 의사소통하는 방법으로 사용한다. IT부서가 공급 업체, 경영진 또는 고객과 회의실 밖에서 의사소통할 때 회사 문화에 영향을 줄 수 있다.

 

 

출처

'시간은 짧게, 안건은 정확히' 효과적인 IT회의 위한 21가지